Le bon premier candidat
Le meilleur processus à automatiser en premier n’est pas le plus impressionnant : c’est celui qui coche le plus de critères simples.
- Il est répétitif. Il revient chaque jour ou chaque semaine, de la même manière.
- Il suit des règles claires. Si deux personnes le font différemment, il faut d’abord l’uniformiser.
- Il fait perdre du temps ou provoque des erreurs. Les ressaisies entre outils sont les grandes gagnantes.
- Il est circonscrit. Peu d’exceptions, peu d’acteurs, un résultat facile à vérifier.
Cinq processus qui reviennent souvent
- La saisie d’un même document dans plusieurs outils (devis, commande, fiche client).
- Les relances : factures impayées, devis sans réponse, rendez-vous à confirmer.
- Le tri des demandes entrantes reçues par e-mail ou formulaire.
- Le reporting mensuel reconstruit à la main à partir de plusieurs sources.
- L’accueil d’un nouveau client ou collaborateur, qui suit toujours les mêmes étapes.
Les erreurs à éviter
- Automatiser un processus mal défini. On ne fait qu’aller plus vite dans la mauvaise direction.
- Commencer par le plus gros chantier. Un premier succès rapide donne confiance et permet d’apprendre.
- Oublier les personnes qui l’utilisent. Elles connaissent les cas particuliers que personne n’a documentés.
- Ne rien prévoir pour les erreurs. Une automatisation doit signaler quand elle échoue.
Un exercice simple pour démarrer
Demandez à chaque équipe de noter, pendant une semaine, chaque tâche qu’elle refait « à l’identique » plus de deux fois. La liste obtenue est en général plus parlante que n’importe quel audit. Il ne reste qu’à classer les tâches selon le temps perdu et la facilité de mise en place.
Si vous voulez de l’aide pour ce tri, c’est exactement l’objet de notre accompagnement en automatisation de processus.